La période de préparation est un sujet très important dans le déroulement d’un chantier, elle est à la base de tout et influence en grande partie la réussite du projet.

Nous développons dans cet article, la partie montage de projet et établissement des documents d’exécution mais la réflexion peut toucher tous les intervenants d’un projet.

Qu’est-ce qu’une période de préparation :

La période de préparation est l’étape durant laquelle toutes les dispositions préparatoires sont prises et les documents nécessaires à l’exécution des travaux sont réalisés.

Cette période est normalement prévue dans chaque marché et doit théoriquement être adaptée, en durée, à la complexité du projet.

Une période de préparation optimisée est une des clés de la réussite de nos projets.

En théorie d’accord, mais en réalité comment cela fonctionne ?

Prise en charge du dossier tardive, OS déjà signé et la période de prépa est déjà entamée de plusieurs jours.

La gestion du planning, du personnel, du matériel, des matériaux et des fournitures sont autant de choses qui s’ajoutent, à ce moment-là, au montage du projet et à l’établissement des documents d’exécution. Or sans les plans, pas de travaux.

La conséquence est un démarrage approximatif, sans validation officiel de l’interprétation du projet et des éventuelles variantes proposées. Ceci implique presque automatiquement beaucoup de reprises, des pertes financières et un stresse monumental pour l’encadrement et l’équipe travaux.

Vous me direz, on connait la situation, mais que peut-on faire pour palier à ça ?

Même s’il n’y a pas de solution miracle, il est tout de même possible d’amélirorer la situation et pour cela, il faut tout d’abord analyser et comprendre les points clés d’une bonne préparation de chantier.

Le temps

Tout d’abord le temps, un des paramètres les plus importants. Effectivement, plus on a de temps plus la prépa sera réalisée sereinement et de meilleure qualité.

Malheureusement les projets ne s’enchaînent pas bien gentiment les uns après les autres. Ils sortent quand ils sortent et il faut faire avec. Le problème est que le projet précédent n’étant pas terminé, il nécessite toujours une présence et de l’implication, ces mêmes ressources qui nous font défaut pour démarrer le prochain projet.

Transfert études/travaux

Ensuite nous avons la qualité du transfert étude/travaux. En effet, au-delà de récupérer les chiffres et les documents établis lors de l’étude de prix, il est important de bien connaitre la stratégie convenue et les subtilités à prendre en compte. Un dossier rempli de fichiers, ne reste qu’un tas de données abstraites à déchiffrer avec une vague idée de ce qu’il y a à faire. Des dossiers nommés variante 1, 2 ou 3 sont d’autant plus stressant à découvrir qu’à décortiquer en se demandant si « aux études » ils ont prévu ou non tel ou tel option.

Pour notre partie, le montage du projet, que l’on ait des éléments précis ou non, l’idée est surtout de connaitre le résultat souhaité. Quitte à bricoler ou « concevoir », autant savoir tout de suite où l’on va. Puis le transfert de données est une chose, la transmission d’information en est une autre. La concertation, peu importe l’ampleur du projet, reste une des clés de la réussite d’une bonne préparation.

Collecte d’informations

Pour finir il y a la réunion des informations supplémentaires. En dehors des données marché, il y aura beaucoup de précisions à apporter pour la réalisation du projet. Le fait est que chiffrer un principe de réalisation et le mettre en application soulève tout un tas de questions suivant les paramètres du site et les agréments ou non des méthodes proposées.

Par exemple, selon l’environnement du site, une pente de talus ou une profondeur de terrassement peuvent ne plus être valables par rapport à l’étude de prix car certaines précisions ont été apportées par le client ou tout simplement suite à une éventuelle optimisation dégotée par un(e) ingénieur(e) travaux imaginatif(ve).

C’est important de garder à l’esprit que le projeteur ne peut et ne doit pas inventer quoi que ce soit.

Il doit retranscrire le plus fidèlement possible les travaux qui seront réalisés, car c’est ce que le client attend de lui car il n’a aucun autre moyen d’être sûr que les travaux qui seront réalisés correspondront exactement à ce dont il a besoin.

Le cas échéant, s’en succèdera une multitude d’échanges improductifs qui auraient pu être évités si les informations avaient été collectées en amont.

Conclusion

Il est difficile de préparer un chantier alors qu’on essai tant bien que mal de terminer correctement le précédent. Principalement à cause d’un manque de temps et de moyen personnel.

Si un investissement doit être réalisé pour palier à ce problème, ce doit être au niveau de cette fameuse transition. Embaucher pourrait être une solution, même si cela peut paraitre peu rentable compte tenu du faible nombre de transition à gérer sur une année mais il faudrait pour cela y mettre en face le temps perdu au bureau à reprendre continuellement les projets et plans et en travaux à effectuer une multitude de reprises toutes plus couteuses les unes que les autres. Au fond ne serait-on pas gagnant à la fin ?

Je vois venir les médisants, arguant que du personnel supplémentaire serait une charge à l’année beaucoup trop onéreuse sans certitude de résultat. Je vous répondrai alors, et là c’est vous qui allez me voir venir, qu’il y a d’autres ressources à votre disposition, plus temporaires moins couteuses au coup par coup plutôt qu’un poste à plein temps…

Peu importe ce que vous choisirez, sachez tout de même que PlanEXE Topo pourrait être un outil parfait pour ce genre de situation, que ce soit pour vous accompagner dans la clôture du chantier en cours ou sur la préparation du nouveau projet.

Ludovic ROGER
Gérant de PlanEXE Topo